Was ist E-Vergabe?
Unter E-Vergabe ist die medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Beschaffungsprozessen zu verstehen. Sie umfasst sämtliche Stufen eines Vergabever-fahrens, von der Vergabebekanntmachung über die Übermittlung der Ausschreibungsunterlagen, das elektronisch unterstützte Ausfüllen der Verdingungsunterlagen, die Einbindung von Nachweisen zum Beleg der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit sowie etwaiger weiterer unternehmens- oder auftragsbezogener Nachweise bis hin zur Angebotsabgabe mit Hilfe der digitalen Signatur, der Zuschlagserteilung und dem Vertragsschluss.

Wie ist die Entstehungsgeschichte der E-Vergabe?
Bereits im Jahr 2001 wurden in Deutschland mit der neuen Vergabeverordnung, dem novellierten Signaturgesetz sowie mit dem Inkrafttreten der Signaturverordnung die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Vergabe geschaffen.

Darüber hinaus hat die EU-Kommission im Jahr 2004 mit dem Ziel, die Digitalisierung von Vergabeprozessen voran zu treiben, einen Aktionsplan zur Umsetzung und Anwendung der Rechtsvorschriften über die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge vorgestellt und damit eine breite Diskussion zur Einführung der E-Vergabe angestoßen. Der ehrgeizige Zeitplan der EU sah bis Ende 2007 die Einführung voll elektronischer Vergabesysteme in den Mitgliedstaaten vor.

Wie ist der Status-Quo?
Das Ziel der flächendeckenden Einführung voll elektronischer Systeme bis Ende 2007 hat Deutschland verfehlt. Denn tatsächlich hat sich die elektronische Vergabe im öffentlichen Sektor in Deutschland bislang nicht durchgesetzt. Die wenigsten kommunalen Vergabestellen verwenden derzeit elektronische Vergabelösungen.

Anderes gilt nur auf Bundesebene. Wie berichtet, nimmt das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern beispielsweise seit dem 01.01.2010 Angebote nur noch elektronisch entgegen. Seit 01.07.2010 kann auch bei der Bundesfinanzdirektion Südwest der Abruf der Verdingungsunterlagen sowie die Abgabe von Angeboten grundsätzlich nur noch über den elektronischen Kommunikationsweg der e-Vergabeplattform des Bundes www.evergabe-online.de erfolgen.

Was sind die Vorteile der E-Vergabe?
Als Bestandteil des elektronischen Geschäftsverkehrs führt die E-Vergabe durch transparente Verfahren zu einer höheren Rechtssicherheit der Beschaffungsvorgänge. Die Beschaffungs-vorgänge werden vereinfacht und leisten damit einen Beitrag zur Entbürokratisierung. Die E-Vergabe führt zu einer Zeit- und Kostenersparnis.

Für öffentliche Auftraggeber liegen die Vorteile in der guten Systematik des Vergabeprozesses und der Rechtssicherheit durch Hinterlegen vergaberechtlicher Regelungen. Das Mitführung des Vergabevermerks erleichtert die Anforderungen an die Dokumentationspflicht und garantiert eine transparente Vorgehensweise.

Vorteile für Unternehmen ergeben sich aus dem vereinfachten Zugang zu Ausschreibungen, der gezielten Suche nach Ausschreibungen, der Möglichkeit der unmittelbaren Einsichtnahme in die Verdingungsunterlagen, der schnelleren Bearbeitung und Übermittlung der Angebote, der Verringerung des Zustellrisikos sowie durch die Empfangsbestätigung nach Angebotsabgabe. Schließlich verkürzen sich durch die E-Vergabe die Zustellzeiten.

Hat die E-Vergabe auch Nachteile?
Die Zahl der E-Vergabeplattformen in Deutschland wächst ständig. Unternehmen, die sich regelmäßig an Ausschreibungen des Bundes, der Länder und der Kommunen beteiligen, müssen sich bislang auf jeder einzelnen Plattform separat anmelden; mit allen daraus resultierenden Problemen wie hohe Kosten, unterschiedliche Standards, Interoperabilitäts-probleme etc.

Weitere Probleme ergeben sich aus der elektronischen Signatur. Zwar ist durch die Novellierung der VOL/A die Verwendung der fortgeschrittenen Signatur in die Wahl der Auftraggeber gestellt worden. Dennoch entscheidet allein die Vergabestelle, welche elektronische Signatur sie zulässt. Hinzu kommt, dass die Verwendung der fortgeschrittenen Signatur bei den potenziellen Bietern einen erhöhten Verwaltungsaufwand verursacht, da die Signaturen mangels einheitlicher Standards nicht für unterschiedliche Anwendungen kompatibel sind. Zudem benötigt jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, der mit der Angebotsabgabe befasst ist, eine eigene Signatur.

Teilnahmewillige Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen, stehen bei der E-Vergabe vor Eintrittsbarrieren. Probleme ergeben sich insbesondere aus der Ausstattung des Betriebs mit technischem Equipment, der Qualifikation der Mitarbeiter sowie der Bereitstellung der erforderlichen Software.

Wie könnte man die E-Vergabe optimieren?
Eine Möglichkeit wäre eine nationale Version des Tenders Electronic Daily (TED) als Bekanntmachungsmedium für alle Vergaben oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte. Die Plattform müsste verpflichtend von allen öffentlichen Auftraggebern für ihre Vergabe- bekanntmachungen genutzt werden. Die Gestaltung einer einheitlichen Plattform als reines Bekanntmachungsmedium wäre auch ausreichend, wenn die weiteren Schritte der E-Vergabe durch Verlinkungen von der jeweiligen Vergabebekanntmachung auf die entsprechende E-Vergabeplattform ermöglicht würden.

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