23.05.2023: Bereits vor dem eigentlichen Vergabeverfahren müssen (vergabe-)wegweisende Entscheidungen getroffen werden, die im folgenden Vergabeverfahren nicht oder nur schlecht nach der Bekanntmachung integriert werden können und nach Zuschlagserteilung ggf. sogar den Abschluss teurer Nachträge bedeuten.

Nach dem Motto „Früher an später denken.“ sollte man sich intensiv mit der Leistungsbeschreibung auseinandersetzen und sich bereits bei der Beschaffungsplanung unter anderem mit:
 

• Beschaffungs(-neben-)zielen: Klimaschutzziele, Nachhaltigkeitsziele etc. und
• Vertragsbedingungen: Gewährleistung, Mängelhaftung oder Verzug und Schlechtleistung, Zahlungszielen und Bürgschaften etc.

beschäftigen.

Auch darf der gesamte Beschaffungsprozess und die etwaige Dokumentation nicht aus den Augen verloren werden. Wichtig bei der zeitlichen Beschaffungsplanung sind unter anderem:
 

1. Beschaffungsvorbereitender Prozess
   • Bedarfsträger, Fachabteilungen, Einkauf und Beschaffer stimmen sich u.a. zum Leistungsgegenstand und den Vergabeprozessen ab.
     • Was nicht (konkret genug) vom Auftraggeber beschrieben ist, ist später nicht vom Auftragnehmer geschuldet.
     • Gebot der Ausschreibungsreife, Gebot der Produktneutralität etc.
   • Finanzierbarkeit des Beschaffungsobjektes klären (Haushaltsplan, Fördermittel, andere Finanzierungsquellen).
2. Vergabeverfahren durchführen, Angebote auswerten und Zuschlagsentscheidung treffen
   • Die konkreten Zeitketten werden auch von der Verfahrenswahl beeinflusst und davon, wer und mit welcher Vorlage- und Entscheidungsfrist an den Entscheidungsprozessen beteiligt ist.
     • Lenkungsgremien/Ausschüsse/Stadträte haben Vorlagefristen, die in der Planung zu berücksichtigen sind.
3. Intensität und Aufbewahrung der Vergabe-Dokumentation
   • Die inhaltliche Tiefe der Vergabedokumentation ist für den Beschaffungsprozess relevant, weil sie Kapazitäten und Ressourcen in Anspruch nehmen.
     • Hinsichtlich der Personalressource nicht unterschätzen.
     • Unterschiedliche vergabe-, steuer- und förderrechtliche Dokumentationsanforderungen beachten.