VK Bund: Angebot verspätet eingegangen - Sicherheitspuffer darf nicht zu knapp gemessen sein


Bieter können grundsätzlich die Angebotsfrist bis zuletzt ausschöpfen. Geht ein Angebot verspätet ein und war die Frist zur Angebotsabgabe zu knapp kalkuliert, hat der Bieter aber den verspäteten Zugang zu vertreten.

Sachverhalt:
Ausgeschrieben waren Dienstleistungen in einem EU-weiten Offenen Verfahren. Schlusstermin für den Eingang der Angebote war der 27. Juni 2017, 10 Uhr. Das Angebot der antragstellenden Bietergemeinschaft ging laut Frachtbrief des beauftragten Kuriers am 27. Juni 2017 um 10:18 bei der Vergabestelle ein. Die Bietergemeinschaft gab am Vorabend des Fristablaufs gegen 21:30 Uhr das Angebot an einen Overnight-Kurier, der dieses von Berlin nach Bonn verbringen sollte. Als Zustellvorgabe des Kuriers war zwischen 8:00 und 9:00 Uhr des Folgetages angegeben. Unterwegs auf der Autobahn hatte das Transportfahrzeug einen Defekt und musste in eine Werkstatt gebracht werden. Das Angebot wurde wegen der Verspätung von der Wertung ausgeschlossen. Dagegen wendet sich die Bietergemeinschaft mit der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer.

Beschluss:
Ohne Erfolg. Der verspätete Eingang des Angebots ist von der Bietergemeinschaft zu vertreten. Unerheblich ist, ob der Defekt auf einen Motorschaden oder aufgrund eines Kleinteilverschleißes erfolgte. Entscheidend ist, dass die von der Bietergemeinschaft einberechnete zeitliche Puffer von einer Stunde zu knapp bemessen war. Deshalb war auch die Übergabe des Angebots an den Kurierdienst zu spät erfolgt. Geringfügige Zeitverluste, die sich allgemein bei einer Zustellung von Berlin nach Bonn ergeben können, können bei so knapper Bemessung der Zeit nicht abgefangen werden. Wenn ein Bieter die vorgegebene Angebotsfrist bis zuletzt ausschöpft, was ihm grundsätzlich freisteht, das Eintreten typischer Risiken aber nicht ausreichend einkalkuliert, hat er den verspäteten Eingang zu vertreten.

Praxistipp:
Wenn die Zeit knapp wird und spezielle Umstände mehr Zeit als üblich erfordern, wie vorliegend das Beibringen von Unterlagen der zum Teil im Ausland sitzenden Beteiligten der Bietergemeinschaft, kann der Bieter Zeit gewinnen, indem er den Auftraggeber um eine Verlängerung der Angebotsfrist bittet. Unzureichende Fristenplanung und ein Hoffen auf „es wird schon gutgehen“ sind zu hohe Risiken, wie vorliegende Entscheidung zeigt.

VK Bund Beschluss vom 15.8.2017, Az.: VK 2-84/17


Stand: Oktober 2017

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