VK Bund: In Bekanntmachung gewählter Kommunikationsweg ist einzuhalten - ein eigenmächtiger Wechsel des ‎Auftraggebers ist unzulässig!‎


Regelt die Ausschreibung, dass zur Kommunikation im Vergabeverfahren ausschließlich die eVergabe-Plattform zu nutzen ist, kann der Auftraggeber nicht eigenmächtig den Kommunikationsweg wechseln.

Sachverhalt
Europaweit ausgeschrieben wurde ein Stromtankstellensystem. Die Vergabeunterlagen sahen die Nutzung einer eVergabe-Plattform vor, über die auch die Bieterfragenkommunikation erfolgen sollte. Die Bieter mussten mit ihren Angeboten Urkalkulationen einreichen, eine Abfrage ihrer Fax-Nummern erfolgte nicht. Die ASt gab über die eVergabe-Plattform ein Angebot ab. Die Vergabestelle (VSt) stellte in diesem Angebot signifikante Preisdifferenzen nach unten fest. Sie besorgte sich die Faxnummer der ASt über deren Internetseite. Und bat die ASt per Fax unter Hinweis auf einen  drohenden Angebotsausschluss um "Aufklärung in Textform über die Ermittlung der Preise für die Gesamtleistungen" sowie um Beantwortung technischer Fragen innerhalb von 6 Kalendertagen. Die ASt reagierte erst nach Fristablauf, woraufhin die VSt ihr Angebot ausschloss. Nach erfolgloser Rüge leitete die Ast ein Nachprüfungsverfahren ein. Sie macht geltend, dass das Fax an eine falsche Faxnummer versandt worden, in einem Spam-Ordner gelandet und dem Verantwortlichen zu spät vorgelegt worden sei.

Beschluss
Mit Erfolg! Der Ausschluss des Angebots der ASt wegen der aus Sicht der VSt nicht bzw. nur verfristet erfolgten Aufklärung ist vergaberechtswidrig. Die VSt habe für ihre Aufklärungsmaßnahmen gegenüber der ASt den falschen Kommunikationsweg beschritten, so dass sich die VSt nicht auf das Verstreichen der Frist seitens der ASt berufen könne. Für die "Kommunikation" im Vergabeverfahren enthalte die Bekanntmachung der streitgegenständlichen Ausschreibung ausschließlich Angaben zur Nutzung der eVergabe-Plattform. Der alternative Kommunikationsweg "Fax" werde auch nicht dadurch den Bietern transparent vor Augen geführt, dass in der Bekanntmachung u.a. die Faxnummer der VSt angegeben war. Dass die VSt auf diesem Weg die Bieter kontaktieren wolle, ergäbe sich hieraus nicht. Einen transparenten Hinweis auf eine - nach Durchführung der Submission nach Aussage der VSt übliche und von ihr als "Medienbruch" bezeichnete - Faxkommunikation gegenüber den Bietern enthielte die Bekanntmachung ebenfalls nicht. Dies ergäbe sich auch nicht im Umkehrschluss daraus, dass die Kommunikation über die eVergabe-Plattform thematisch "nur" in den Zusammenhang mit dem Erhalt der Auftragsunterlagen und der Angebotsabgabe gestellt werde. Denn darauf beschränkte sich die Nutzung der Plattform nicht. Vielmehr seien Bieterfragen über die Plattform gestellt und von der VSt über diese beantwortet worden. Im formularmäßigen Angebotsanschreiben mussten die Bieter zudem nur eine Telefon-, jedoch keine Faxnummer angeben. Für die Bieter sei es in der Gesamtschau der Vorgaben mithin nicht ersichtlich gewesen, dass die VSt die Vergabeplattform nach der Submission nicht mehr für die Kommunikation nutzen, sondern diese direkt über Fax erfolgen werde.

Praxistipp
Ein einmal festgelegter Kommunikationsweg ist während des gesamten Verfahrens einzuhalten. Besorgt sich der Auftraggeber über Umwege im Internet selbst irgendeine Faxnummer eines Bieters, kann er nicht davon ausgehen, dass dem Bieter das Fax zugeht.

VK Bund, Beschl. vom 20.12.2017 - VK 2-142/17

Die hier zitierten Entscheidungen finden Sie in der Regel über https://dejure.org/. Sollte eine Entscheidung hierüber nicht auffindbar sein, hilft Ihnen Ihre zuständige Auftragsberatungsstelle gerne weiter.


Stand: März 2018
 

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