VK Südbayern: eVergabe - Von Bietern wird jetzt auch Kenntnis über technischen Ablauf vorausgesetzt


09.05.2018: Es wird nach der Vergaberechtsreform 2016 mittlerweile erwartet, dass Bieter wissen, wie eine elektronische Vergabe abläuft und welche technischen Voraussetzungen/Bedingungen dazu nötig sind.

Sachverhalt:
Die Vergabestelle schrieb im Rahmen einer Baumaßnahme in einem EU-weiten Offenen Verfahren elektronisch aus. Angebotsfrist war der 24.10.2017, 11:00 Uhr. Die Auftragsunterlagen standen vollständig und direkt abrufbar unter einem Link zur Verfügung. Weiter war angegeben: „im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich unter: https://my.vergabe.bayern.de." Den Vergabeunterlagen war zu entnehmen, dass die Angebotsabgabe nur elektronisch über die Vergabeplattform www.vergabe.bayern.de möglich sein sollte. In einem Formblatt zu Formvorgaben im Rahmen einer eVergabe wurde unter "Elektronische Übermittlung des Angebotes über die Vergabeplattform" ausgeführt: "Für die Abgabe von Angeboten ist eine Registrierung auf www.vergabe.bayern.de über ITWO tender https://www.meinauftrag.rib.de/public/registerCompany erforderlich. Die Firmen laden nach der Anmeldung in ITWO tender die bearbeitbaren Vergabeunterlagen in digitaler Form über den Bieterclient ava-sign von der Vergabeplattform auf ihren Rechner herunter. Die gesamten Vergabeunterlagen sind in einer Paket-Datei gespeichert und werden beim Öffnen mit ava-sign in einer übersichtlichen Baumstruktur dargestellt. Die elektronische Übermittlung des Angebotes erfolgt ausschließlich über ava-sign. ava-sign ermöglicht eine einfache und komfortable Bearbeitung der Vertragsunterlagen (Angebot) und eine vergaberechtskonforme Abgabe (elektronisch signiert oder in Textform und danach verschlüsselt) von digitalen Angeboten bei Ausschreibungen." Ein Bieter gab bis zum Schlusstermin für die Angebotsabgabe ein elektronisches Angebot über die Plattform ab, nicht dagegen die Antragstellerin. Nach Schlusstermin für die Abgabe eines Angebots erfolgte ein Telefonat zwischen der Antragstellerin und einem Mitarbeiter der Vergabestelle, indem die Antragstellerin von ihren technischen Schwierigkeiten berichtete, das Angebot elektronisch abzugeben. Die Antragstellerin übersandte daraufhin ihr Angebot per E-Mail. Das Angebot wurde mit der Begründung ausgeschlossen, dass es per E-Mail übersandt wurde, also nicht der geforderten Form entsprach. Die Antragstellerin wendet sich daraufhin mit einem Nachprüfungsantrag an die zuständige Vergabekammer.

Beschluss:
Ohne Erfolg. Der Nachprüfungsantrag ist unbegründet. Die Vergabestelle hat den beteiligten Bietern eine funktionierende Vergabeplattform und die notwendigen Informationen über die technischen Parameter zur Einreichung von Angeboten mithilfe elektronischer Mittel zur Abgabe eines Angebots zur Verfügung gestellt. Aufgrund der ausführlichen Erläuterungen in der mündlichen Verhandlung konnte ein technisches Problem auf der Vergabeplattform ausgeschlossen werden. Die Vergabeplattform war in den Stunden vor dem Ablauf der Angebotsfrist voll funktionsfähig. Vielmehr wurde deutlich, dass sich die technischen Probleme in der Risikosphäre der Antragstellerin abgespielt haben. Die Anleitung zur Installation der erforderlichen Software - des Bieterclients ava-sign - durch den Bieter auf seinem PC, deren Bedienung sowie Aktualisierung der Software mittels eines Updates war transparent für die Beteiligten dargestellt worden. Nach Auffassung der Vergabekammer gehört zu diesen Informationen nicht der Hinweis, dass die vom Bieter verwendete Programmversion veraltet ist und welche Konsequenzen es hat, wenn ein oder sogar mehrere Updates nicht durchgeführt werden. Es kann nämlich inzwischen von einem allgemeinen Kenntnisstand von Unternehmen, die an EU-weiten Vergabeverfahren teilnehmen, ausgegangen werden, insbesondere darüber, dass das Unterlassen von durchzuführenden Updates zu Funktionseinbußen bei Computerprogrammen führen kann.

Praxistipp:
Unternehmen, die regelmäßig an Vergabeverfahren teilnehmen, sind gut beraten, sich über die am Markt etablierten Vergabeplattformen zu informieren sowie gegebenenfalls ihre vorhandene IT zu aktualisieren. EU-weite Verfahren sind ab Oktober voll elektronisch, das bedeutet über eine eVergabe-Plattform, durchzuführen. Die Auftraggeberseite sollte besonders auf eine klare und eindeutige Formulierung in den Vergabeunterlagen achten. In der Praxis führen beispielsweise häufig die in einem Verfahren verwendeten Musterformulare durch unsauberes Ausfüllen seitens des Auftraggebers zu Missverständnissen bei den Bietern.

VK Südbayern, Beschluss vom Datum 19.3.2018 (Az.: Z3-3-3194-1-54-11/17).


Stand: April 2018
 

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