23.10.2020: Ab 27. November 2020 werden Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Auch im Bereich des Landes und der Kommunen wird diese Pflicht kommen. Öffentliche Auftraggeber müssen bereits seit April elektronische Rechnungen von ihren Lieferanten akzeptieren.

Die E-Rechnung muss in einem bestimmten Datenformat erzeugt und übermittelt werden. Es reicht somit keine eingescannte Papierrechnung. Anwender haben die Auswahl zwischen zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland). Die erzeugten XML-Dateien lassen sich per E-Mail an den Auftraggeber senden. ZUGFeRD erzeugt zudem als hybrides Datenformat zugleich eine PDF-Rechnung. Ausnahmen von der elektronischen Rechnungspflicht bestehen bei Direktvergaben bis 1.000 Euro Auftragswert sowie bei sicherheitsrelevanten Aufträgen mit geheimhaltungsbedürftigen Rechnungsdaten. Zu den inhaltlichen Anforderungen zählen die Leitweg-Identifikationsnummer, die vom Auftraggeber mitgeteilt wird, Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Bereits bei Beauftragung erhält der Rechnungssteller eine Lieferantennummer sowie eine Bestellnummer, die ebenfalls in der E- Rechnung anzugeben sind.