Für die Auswahl des CPV-Codes im Rahmen einer EU-Bekanntmachung ist allein der öffentliche Auftraggeber zuständig. Mittels der Angabe der CPV-Codes soll es Unternehmen aus den anderen Mitgliedsstaaten der EU ermöglicht werden, die zu vergebende Leistung gleichermaßen zu finden und sich an dem Vergabeverfahren zu beteiligen. Bei der Verwendung eines falschen oder nicht präzise genug ausgewählten Codes besteht die Gefahr, dass es für interessierte Unternehmen schwer oder unmöglich wird, eine Ausschreibung zu finden.

Bewerber/Bieter bleiben damit bei einer solchen Ausschreibung möglicherweise aus, Wettbewerb und die Transparenz sind dadurch unmittelbar beeinträchtigt. Die Wahrscheinlichkeit die Leistungen zu marktangemessenen Preisen angeboten zu bekommen sinkt. Nicht zu unterschätzen ist dabei auch der Umstand, dass das schnelle und zielsichere Auffinden der Ausschreibung den potentiellen Bewerbern/Bietern auch mehr Zeit für die Erstellung ihrer Teilnahmeanträge und Angebote verschafft. Die Bedeutung des CPV-Codes unterstreicht auch die Aussage der EU-Kommission, der CPV-Code sei eines der am häufigsten verwendeten Suchkriterien für Bekanntmachungen in TED (Tenders Electronic Daily).

Wie ist ein CPV-Code aufgebaut?

Die CPV-Nomenklatur besteht aus einem Hauptteil, der den Auftragsgegenstand definiert, und einem Zusatzteil zur Ergänzung weiterer qualitativer Angaben. Diese beschreiben den Auftragsgegenstand, d.h. die Art der Lieferungen, Dienstleistungen und Bauarbeiten.

Dabei beruht der Hauptteil auf einer Baumstruktur, die Codes von bis zu 9 Ziffern umfasst, denen eine Bezeichnung zugeordnet ist.
 

• Die ersten zwei  Ziffern bezeichnen die Abteilung (XX000000-Y).
• Die ersten drei Ziffern bezeichnen die Gruppe (XXX00000-Y).
• Die ersten vier Ziffern bezeichnen die Klasse (XXXX0000-Y).
• Die ersten fünf Ziffern bezeichnen die Kategorie (XXXXX000-Y).

Jede der letzten drei Ziffern entspricht einer weiteren Präzisierung innerhalb der einzelnen Kategorie. Eine neunte Ziffer dient zur Überprüfung der vorstehenden Ziffer. Der Hauptteil der CPV-Codes beinhaltet knapp 9.500 Begriffe zur Auflistung der Waren, Arbeiten und Dienstleistungen, die im Beschaffungs-wesen allgemein benötigt werden.

Der CPV-Code ist im Rahmen seiner Baumstruktur so aufgebaut, dass mit jeder weiteren Verzweigung eine exaktere Einordnung des Beschaffungsgegenstandes möglich ist. Zur Erzielung des besten Ergebnisses ist es also notwendig einen Code zu finden, der möglichst wenig Nullen am Ende des Codes beinhaltet. So lässt sich der Grad der sprachlichen Beschreibung präzisieren. Je präziser der Hauptteil des oder der CPV-Codes ausgewählt wird umso größer ist die Möglichkeit, dass Unternehmen die für sie relevanten Ausschreibungen in TED und den entsprechenden lizenznehmenden Datenbanken aufzufinden.

Der Zusatzteil kann vom öffentlichen Auftraggeber als Hilfe zu genaueren Beschreibung des Auftragsgegenstandes verwendet werden. Der Code besteht aus zwei Buchstaben, der erste bezeichnet den Abschnitt, z. B. Produkte, der zweite bezeichnet die Gruppe, zwei Ziffern zur Bezeichnung der Eigenschaften oder der Zweckbestimmung des Auftragsgegenstands und eine Prüfziffer.

Mit der offizielle Erläuterung zu den CPV-Codes (CPV 2008 Explanatory Notes) wurden für eine Vielzahl von Abteilungen, Gruppen und Klassen Kommentierungen eingeführt, die dem öffentlichen Auftraggeber Hinweise zur Verwendung der Codes geben. Diese beschreiben, welche Leistungen und Produkte nicht in die jeweiligen Abteilungen und Klassen gehören und  wo diese zu finden sind.

Wie genau muss der CPV-Code angegeben werden?

Die Genauigkeit und Plausibilität der verwendeten Codes wurde dabei bisher im weiteren Vergabeverfahren nicht überprüft. Auch nach der Entscheidung der Vergabekammer des Bundes (Beschluss vom 05.03.2014 – VK 1-8 /14), die auf die „Anleitung zum Gemeinsamen Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)“ verwies, wonach der öffentliche Auftraggeber versuchen „sollte“ einen Code zu finden, der möglichst genau mit seinem Bedarf übereinstimmt, sei der öffentliche Auftraggeber davon ausgehend jedoch nicht verpflichtet, den genau zutreffenden (präzisesten) CPV-Code zu verwenden, selbst wenn es zur Umschreibung der verfahrensgegenständlichen Dienstleistung einen „passenderen“ CPV-Code gegeben hätte.

Neuregelung der EU-Kommission

In den meisten Bekanntmachungen der vergangenen Jahre sei wohl ein „falscher“ Haupt-CPV-Code angegeben worden, so die Aussage der EU-Kommission. Sie fordert zukünftig die richtige Anwendung des CPV-Codes und führt für die Übermittlung von EU-Bekanntmachungen eine Regel (RULE=“R388″) ein, die eine strikte Zuordnung der ausgeschriebenen Art der Leistung zum Haupt-CPV-Code darstellt. Zukünftig muss bei Bekanntmachungen von

• Lieferleistungen der Haupt-CPV-Code aus den Abteilungen 0 bis 44 oder 48,
• Bauarbeiten der Haupt-CPV-Code aus der Abteilung 45 und
• bei Dienstleistungen der Haupt-CPV-Code aus den Abteilungen 49 bis 98

ausgewählt werden.

Für die strikte Anwendung dieser sogenannten Business-Rule bei EU-weiten Bekanntmachungen bestehen relativ kurze Übergangsfristen. So werden bereits ab dem 15. Januar 2020 alle Vorinformationen, die in Bezug auf die Leistungsart keinen passenden Haupt-CPV-Code aufweisen, von der Schnittstelle zur Entgegennahme der Bekanntmachungen abgelehnt. Für Bekanntmachungen über Auftragsvergaben gilt dies ab dem 15. April 2020 und schließlich für alle anderen Arten von Bekanntmachungen ab dem 15. Juli 2020.

Weitere Informationen, insbesondere Praxishinweise zu dieser Business-Rule finden Sie unter Kuljanin: „Neue Vorgabe der EU zur Verwendung des CPV-Codes“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/vorgabe-eu-verwendung-cpv-code/.

Stand: Dezember 2019