07.12.2018: Mit dem im Zuge der Vergaberechtsreform 2016 in der Vergabeverordnung (VgV) eingeführten amtlichen Verzeichnis, das auch Eingang in die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) gefunden hat, sind einige Neuerungen gegenüber dem bisherige Präqualifizierungssystem (PQ-VOL) verbunden, dass vom „Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ)“ abgelöst wurde. Diese sollen nachfolgend kurz erläutert werden.
 

Rechtliche Grundlage

Für öffentliche Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte sieht § 48 Abs. 8 VgV die Möglichkeit der Eintragung von Bewerbern oder Bietern aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich im amtlichen Verzeichnis vor. Unterhalb der EU-Schwellenwerte ist die Eintragungsmöglichkeit in § 35 Abs. 6 UVgO geregelt. Neben Unternehmen (auch Handwerksunternehmen) können sich auch Freiberufler eintragen lassen. Die Eintragung von Bauunternehmen ist nicht möglich. Für die Präqualifizierung von Bauunternehmen besteht ein eigenes System (PQ-VOB).

Zuständig für die Führung des amtlichen Verzeichnisses sind die Industrie- und Handelskammern, diese stellt eine hoheitliche Aufgabe dar. Die Verwaltung der zentralen Datenbank erfolgt durch den DIHK e.V. In Bayern berät das Auftragsberatungszentrum Bayern zum Eintrag in das amtliche Verzeichnis und nimmt die Anträge hierfür entgegen; verantwortlich für den Eintrag in das amtliche Verzeichnis ist die IHK München und Oberbayern.

Prüfung und Nachweis der Eignung

Die Vergabe öffentlicher Aufträge erfolgt gemäß § 122 Abs. 1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und § 31 Abs. 1 UVgO ausschließlich an Unternehmen, die fachkundig und leistungsfähig (geeignet) und die nicht nach den §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen sind.

Neben der Vorlage einer Eigenerklärung, Angaben, Bescheinigungen und sonstigen Nachweisen (§ 48 Abs. 1 VgV, § 35 Abs. 1 UVgO) kann der Nachweis der Eignung vom Bewerber oder Bieter auch durch die Eintragung in das amtliche Verzeichnis erbracht werden. Ist das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen, besteht zu dessen Gunsten eine Eignungsvermutung, mit der Folge, dass die Vergabestelle die Eignung des Unternehmens nur in begründeten Ausnahmefällen in Zweifel ziehen darf. Hier liegt ein wesentlicher Unterschied zum bisherigen System der PQ-VOL. Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis muss von allen öffentlichen Auftraggebern anerkannt werden.
 

Vorteile der Eintragung

Für die Unternehmen entfällt bei Eintragung in das amtliche Verzeichnis die Beibringung von Einzelnachweisen in jedem einzelnen Vergabeverfahren, womit sich der Aufwand als auch die Gefahr eines formalen Ausschlusses, beispielsweise wegen nicht mehr aktueller Nachweise, erheblich mindert. Daneben reduzieren sich für Unternehmen, die sich mehrmals innerhalb eines Jahres an Vergabeverfahren beteiligen, die Kosten, da grundsätzlich nur einmal jährlich die Nachweise gegenüber der PQ-Stelle bzw. der IHK aktualisieren werden müssen. Im Weiteren ermöglichen die Angaben der Eintragung ins amtliche Verzeichnis dem Unternehmen die Erstellung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE), die der Bieter oder Bewerber seinen Unterlagen beifügen kann, wenn er zusätzlich auftragsbezogenen Angaben macht.

Voraussetzungen der Eintragung

Die Eintragung in das amtliche Verzeichnis setzt eine Präqualifizierung des Unternehmens voraus. Das Präqualifikationsverfahren ist dezentral nach Bundesländern organisiert. Die Präqualifizierung nehmen die Industrie- und Handelskammern selbst oder die von ihnen getragenen Auftragsberatungsstellen vor (PQ-Stelle). Die Eintragung in das amtliche Verzeichnis erfolgt durch die zuständigen IHK. Das Unternehmen muss nachweisen, dass es über die erforderliche Eignung verfügt und dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Dazu muss das Unternehmen einmal jährlich bei der PQ-Stelle die vorgesehenen Dokumente nach der Liste der Eignungsnachweise einreichen.
 

Nach abschließender Prüfung wird das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen. Bei Angabe seines Angebots gibt das Unternehmen nur noch seinen individuellen Zugangscode an oder fügt das Zertifikat als Kopie bei. Mittels der auf dem Zertifikat angegebenen individuellen Zertifikatsnummer kann der öffentliche Auftraggeber auf die aufgeführten Einzelnachweise online zugreifen.
 

Amtliches Verzeichnis und E-Vergabe

Für die die Durchführung von E-Vergaben besteht für E-Vergabeplattformen ein Service, der dem öffentlichen Auftraggeber, der diese Plattform für seine Vergabeverfahren nutzt, signalisiert, ob ein Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist oder nicht.
 

Recherche von Unternehmen

Mittels des amtlichen Verzeichnisses kann auch nach Unternehmen gesucht werden. Die allgemeinen Unternehmensdaten und die Tätigkeitsbereiche sind öffentlich zugänglich. Dies ermöglicht es öffentlichen Auftraggebern nach geeigneten Unternehmen, für beispielsweise eine Verhandlungsvergabe zu recherchieren und diese dann zur Abgabe eines Angebots aufzufordern. Mögliche Suchkriterien dabei sind:

• Ort/PLZ 
• Bundesland
• CPV-Code      

Verfahrenskosten

Für die Eintragung ins amtliche Verzeichnis fällt eine Eintragungsgebühr und das Entgelt für die vorangestellte Präqualifizierung in Höhe von 250 € an. Enthalten sind darin die Ersterfassung und die Aktualisirungen über die Laufzeit von einem Jahr. Die Aktualisierungen erfolgen dabei tagesaktuell.

Stand: November 2018