VK Bund: ‎„Das Ob und das Wie“ des Einsatzes eines Fachberaters ist in der Vergabeakte zu dokumentieren


Bei der Beauftragung eines Fachberaters hat der öffentliche Auftraggeber "das Ob und das Wie“ des Einsatzes eines Fachberaters ist in der Vergabeakte zu dokumentieren.

 

Sachverhalt:

Ausgeschrieben war die Beschaffung von Unterhalts- und Grundreinigungen in einem EU-weiten Verfahren. Der Auftraggeber (AG) lässt sich bei der Durchführung des Vergabeverfahrens durch einen externen Fachberater unterstützen. Ein Bieter rügt den Einsatz des Fachberaters: Es bestehe die Gefahr, dass der Fachberater die Wertung eingehender Angebote manipulieren könne, indem er nach Kenntnisnahme der Inhalte der Angebote festlege, für welche Angebote die Höchstpunktzahl zu empfehlen sei. Es sei zudem mit dem Transparenzgrundsatz unvereinbar, dass der AG den Einsatz des Fachberaters nicht in der Auftragsbekanntmachung bzw. den Vergabeunterlagen angegeben habe. Die Unternehmen müssten selbst entscheiden können, ob sie bei einem hinzugezogenen Fachberater ein Angebot abgeben.
Der AG gib an, der Berater habe ihn bei der Erstellung der Vergabeunterlagen sowie bei der Auswertung der Angebote unterstützt. Der Fachberater sei öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für das Gebäudereinigerhandwerk und daher grundsätzlich als zuverlässig einzustufen. Er sei zudem im Rahmen des Beratungsauftrags zur Verschwiegenheit verpflichtet. Alle zuschlagsrelevanten Entscheidungen werden vom AG selbst getroffen. Der Bieter stellt einen Nachprüfungsantrag.

 

Beschluss:

Ohne Erfolg. Die Vergabekammer sieht durch die Einschaltung des Fachberaters keinen Vergabeverstoß. Es obliegt dem Verfahrensermessen des öffentlichen Auftraggebers, bei der Durchführung eines - zumal komplexen - Vergabeverfahrens bei Bedarf und unter Einhaltung der Grundsätze des § 97 GWB sachverständige Hilfe hinzuzuziehen. Ausschlaggebend im Hinblick auf die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz und Nichtdiskriminierung ist, dass der Auftraggeber "das Ob und das Wie“ des Einsatzes eines Fachberaters nachvollziehbar dokumentiert und alle relevanten Entscheidungen im Vergabeverfahren selbst trifft. Diese dürfen in der Sache nicht einem Dritten überlassen werden und sind entsprechend zu dokumentieren. Der behauptete Transparenzverstoß lag nicht vor, da der AG den Einsatz des Fachberaters von sich aus mit seiner Antragserwiderung im Nachprüfungsverfahren gegenüber A offengelegt sowie erläutert hat, dass dieser den AG nicht nur bei der Erstellung der Vergabeunterlagen, sondern auch bei der Auswertung der Angebote unterstütze. Bereits damit hat der AG den Maßgaben einer transparenten Vergabeverfahrensführung genügt. Die Vergabekammer hat zudem keine Zweifel, dass der AG seine Zusicherung einhalten wird und die relevanten Wertungsentscheidungen selbst trifft bzw. treffen wird.

 

Praxistipp:

Keine Änderung der bisherigen Rechtslage. Die Entscheidung der Vergabekammer Bund macht noch einmal deutlich, wie wichtig die ausführliche und lückenlose Dokumentation in einer Vergabeakte ist.

 

VK Bund, Beschluss vom 08.04.2021 (Az.: VK 2-23/21)

 

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